朝一番でどんな仕事をまずやりますか？私はクライアント様の担当者の方にTo doリストをおすすめしています。そんな話を大学の同級生にしたら、そんなもの頭の中にある。と言われてしまい話が終わったことがあります。とはいえども、日々の業務が唸りを上げるほどある方にとってはTo doリストは非常に大切なものです。
■アナログORデジタル？
最近ではスマートフォンのアプリケーションにもTo do管理系のものも増えてきています。それはもう色々なものがあり、Gmailと連動したものまで便利なものも沢山あります。しかし、私はデジタルはおすすめしておりません。理由は非常に個人的なものですが、達成感の問題と記録の問題です。
朝手書きで一つ一つ丁寧にメモ書きをしたものを終わらせていく達成感を手書きで感じて欲しいのです。まず手書きで書くことでタイピングよりも工数がかかります。その際に頭も整理しながら、頭を仕事モードに切り替えていただきます。やならければいけないことがひとつ終わると終わったものに線を引いてもしくは、チェックボックスにチェックを入れて「やったった」という感覚を感じて欲しいのです。
デジダル媒体のデータは消えます。ハードディスクの不調、サーバーの不調でいとも簡単に消えてしまいます。データは綺麗サッパリ消えてしまうこともあります。手書きであればなくなること、燃えることはあっても消えることはそうそうありません。ですので、長きにわたって保管することも可能です。でも、どうしてもデジタルで管理したいということであれば、写メを撮って以下の方式で保管することをおすすめします。
file:YYYY/MM/DD
tag:○○、○○、○○
■２種類のTo do
私は日々２種類のTo doリストがあるとお話をしています。
１．消極的なTo doリスト
朝一番で出社した時に最低限やらなければいけないことを箇条書きで書くようなもののことを言います。ほとんどのTo doリストがこの手のものになってしまっているように思えています。やらなければいけないことをとりあえずの優先順位をつけて管理するというものです。
２．積極的なTo doリスト
全てのTo doは３つのキーで構成されています。重要度と緊急度そしてカテゴリーです。例えば○○商事のAさんにメールというタスクがあったとします。その仕事は
重要度：とても大切 普通 そうでもない
緊急度：昨日までにしておくべき 今日中 いつでも
というものに分類できます。そこで一番重要なのが、重要度が高く・緊急性を要するもの。大切なのが重要度が高く、緊急性が低いものになります。でも、それらの業務は全てその上位に存在する業務に紐付いています。例えば、メールする→アポ取る→商談する→成約する。ある特定の業務達成のための業務です。となると、一つ一つの業務は全てカテゴリに分類することができます。
業務カテゴリを分類することで、より日々の業務を選択と集中することが可能になります。
日々の業務に達成感と明日の業務の整理のためにTo do管理は仕事をする人間としてすべきものだと思っています。より充実した業務を日々やってみたい！そうお思いの教育ご担当者さまは御相談くださいませ。御社にあったTo doリストを作成いたします。